ChatGPTまでも活用した議事録作成のためのサポートツールを目にします。
いろいろなプロジェクトを経験する中で、１時間のミーティングの議事録を作るのに３、４時間もかかることがあり、そんなツールがあったら良いと思っていました。
しかし振り返ってみると、ミーティングのあり方が悪いことが多々ありました。
自戒の念も込めて。
議事録作成サポートツールに組み込まれたChatGPTにこんな質問をしてみました。
作為的な言葉も含んでしまいましたが、、、。
ChatGPTへの質問
日本では、会議議事録を作ることが面倒で、録音した音声を音声認識でテキスト化して、ChatGPTでそのテキストを要約してもらうなど、議事録を自動でつくるツールが流行しています。
それは会議の議題が不明確であったり、会議のための資料がなかったり、司会者がリード出来ていないことが問題だと思います。
会議のために準備しなければならないことは何でしょうか？
ChatGPTの回答
会議を生産的で効果的なものにするためには、次のような準備をする必要があります：
１．会議の目的と目標を明確にする：
会議の目的と目標をあらかじめ定めておくことは、全員が同じ方向を向いていることを確認し、無関係な話題で時間を浪費することを避けるために重要である。
２．アジェンダを準備する：
議題には、議論すべきトピック、各項目の時間配分、各議論の期待される結果を含める。
３．事前に資料を共有する：
会議中に議論する報告書、資料、プレゼンテーションなどの資料は、事前に出席者と共有する必要がある。これにより、出席者は資料を確認し、質問や懸念事項を準備して臨むことができる。
４．適切な人を招待する：
関係者を会議に招待し、全員が自分の役割と責任を自覚していることを確認する。
５．司会者を任命する：
司会者を任命し、会議の進行、議論の内容の確認、参加者全員が自分の考えや意見を共有する機会を確保する。
これらのステップを踏むことで、会議を効果的かつ効率的に実施することができ、議事録の自動作成などのツールの必要性も低くなります。
終わりに
１〜５ができていないミーティングなど時間の無駄。
以前、ある保険会社から社長として別の保険会社に転職された方の、その転職先での話ですが、会議を招集した際に準備ができていないために、転職当初にかなりの回数のミーティングを、開始して即、解散したそうです。
２、３番あたりが該当したのではないかと思います。
現在進行中の我々のプロジェクトでは、課題管理表を画面共有して、発言内容を課題管理表に入力して確認を取ります。
ミーティング終了後数十分以内に最新の課題管理表を共有しています。
サポートツールは素晴らしいものが多く使ってみたいものばかりですが、その前に、ミーティングに必要な準備と進め方を振り返ってみるのも良いと思います。
念には念を入れるのであれば、録音ファイルも取っておけば間違いないですね。
おわり。
